Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

Rekisterinpitäjä

Helsingin tapahtumasäätiö sr, Kaasutehtaankatu 1 / 19, 00540 Helsinki, Y-tunnus 0224232-9, puh. (09) 6126 5100

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Viestintäpäällikkö Laura Gottleben, laura.gottleben@eventshelsinki.fi, puh. +358 50 468 7243

Rekisterin nimi

Musica nova Helsingin henkilörekisteri

Tietojen käsittelyn lailliset perusteet

Henkilötietojen käsittelyn kolme tärkeintä laillista perustetta ovat (1) saamamme suostumus, (2) tekemämme sopimus ja (3) oikeutetut etumme.

Henkilötietojen kerääminen perustuu yhteen tai useampaan seuraavista laillisista perusteista:

  • Olemme saaneet ennalta (kirjallisesti, suullisesti tai verkossa) nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn.
  • Käsittely on tarpeen Helsingin tapahtumasäätiön kanssa tehdyn sopimuksen yhteydessä (”sopimukseen perustuva tarve”).
  • Käsittely on oikeutetun etumme mukaista liiketoimintamme hoitamiseen liittyvistä syistä.

Sinulla on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumus milloin tahansa ottamalla yhteyttä laura.gottleben(a)eventshelsinki.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Tämän henkilötietorekisterin pääasiallisena tarkoituksena on toimia Helsingin tapahtumasäätiön asiakasrekisterinä. Rekisteri sisältää henkilötietoja Helsingin tapahtumasäätiön nykyisistä henkilö- ja yritysasiakkaista sekä potentiaalisesta asiakaskunnasta. Tietoja kertyy asiakkaan perustietojen lisäksi sopimuksista, palvelujen käytöstä, palvelujen käyttöalueista sekä palvelujen tuottamisen ja ohjaamisen edellyttämistä tiedoista.

Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
– Asiakassuhteen hoitaminen ja hallinta
– Asiakkaalle suunnattujen palveluiden toteuttaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen
– Asiakastuki
– Helsingin tapahtumasäätiön palveluista ja tuotteista tiedottaminen, viestintä, markkinointi, myynnin edistäminen ja markkinatutkimukset
– Helsingin tapahtumasäätiön operatiivisen liiketoiminnan tarpeisiin, kuten palveluprosessin toteuttaminen, laskutus ja raportointi
– Helsingin tapahtumasäätiön liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
– Helsingin tapahtumasäätiön sähköisen liiketoiminnan sopimussuhteisten yhteistyökumppaneiden palveluviestintä ja palvelusopimuksiin perustuva markkinointiviestintä

Rekisterin tietosisältö

Helsingin tapahtumasäätiön rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: organisaation tai toimijan nimi, postiosoite, asuinmaa, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli, organisaation nimi ja y-tunnus, www-osoite sekä mahdolliset muut verkko-osoitteet. Lisäksi kerätään suoramarkkinointilupiin ja -kieltoihin liittyviä merkintöjä ja muita palveluiden käytön edellyttämiä tietoja kuten teknisiä tunnistetietoja. Uutiskirjeen tilaajien osalta rekisteri voi sisältää asiakkaan itse ilmoittamaa kiinnostuksen kohteita koskevaa tietoa.

Musica nova Helsingin tapahtumien osalta kerätään ohjelmatietoja, aikataulutietoja, valokuvia sekä kuvaajan nimi. Palautelomakkeella lähetetyistä viesteistä kerätään ainoastaan nimi ja sähköposti. Kävijäkyselyyn vastanneilta ja yhteystietonsa jättäneiltä kerätään nimi ja sähköposti, jos he haluavat osallistua kyselyyn liittyvään arvontaan. 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kertyvät:

– Rekisteröidyltä itseltään
– Rekisteröidyn suostumuksella kolmannelta osapuolelta
– Nimi- ja osoitetietojen päivityksessä osoitetietojärjestelmistä

Rekisteriin voidaan liittää mm. tapahtumien uutiskirjeiden tilaajat, yhteistyötahojen ja alihankkijoiden edustajat sekä Musica nova Helsingin pääsylipun ostajat, jotka ovat ilmoittaneet lipun oston yhteydessä henkilötietonsa ja antaneet markkinointiluvan.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 22 §:n – 23 §:n nojalla esimerkiksi palvelujen ja viestinnän teknisen toteuttamisen sitä edellyttäessä.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa asiakkaan omalla suostumuksella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena. Tietojärjestelmä on suojattu salasanoin ja rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus saada tarkistaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiakkaalla on myös oikeus kieltää sähköisten tarjousviestien ja etujen lähettäminen sekä henkilötietojen käyttö suoramarkkinointiin. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.